Recrutement de 01 Administrative & Finance Associate, GS6, FT

Description de l'offre d'emploi

Recrutement de 01 Administrative & Finance Associate, GS6, FT
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 6 ans
Expire le: 22-03-2024

UNICEF
Natintingou, Bénin
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Administrative & Finance Associate, GS6, FT, Position# 00126596, Natitingou, Benin

Job no: 570264
Contract type: Fixed Term Appointment
Duty Station: Natitingou
Level: G-6
Location: Benin
Categories: Administration

L’UNICEF travaille dans les endroits les plus inhospitaliers du monde pour atteindre les enfants et les adolescents les plus défavorisés. Pour défendre les droits de chaque enfant, où qu’il soit. Dans plus de 190 pays et territoires, nous mettons tout en œuvre pour aider les enfants à vivre, à s’épanouir et à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.

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Pour chaque enfant, de l’épanouissement !
L'assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) est chargé(e) d'exécuter un large éventail de tâches administratives et financières standardisées pour la/les section(s) concernée(s), ce qui nécessite une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives et financières de l'UNICEF.

À ce titre, la nécessité de projeter l'image d'un fournisseur de services crédible et fiable est impérative pour la qualité du processus de livraison, et l'impact du travail se reflète directement sur la réputation globale de l'équipe en termes de réactivité aux besoins des clients et de qualité d'exécution du processus.

Comment pouvez-vous faire la difference pour UNICEF au Benin ?
L’Associé (e) à l’Administration et Finance effectue ses tâches sous la supervision du chef de bureau de Natitingou. Il/elle apporte son appui pour l’interprétation et l’application des règles financières et administratives dans le respect des directives et procédures d’UNICEF, contribuant ainsi à l’atteinte des objectifs du programme pays. Il/Elle aura pour tâches :

Responsabilités clés :

Voyages
Traitement des factures
Soutien au contrôle financier
Passation de contrats avec des consultants et des prestataires de services
Événements et conférences
Tâches administratives générales

Voyage
Fournir une assistance au personnel de la section en ce qui concerne l'organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l'organisation. Assurer la liaison avec les points focaux compétents en matière de voyages afin de veiller à ce que l'organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
Orienter les membres du personnel sur les questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.
L’analyse des dossiers de voyage dans le système de voyage de l'organisation afin de garantir l'exactitude des transactions relatives aux frais de voyage et aux voyages du personnel.
Aider à la préparation des budgets relatifs aux frais de voyage et tenir à jour les dossiers de contrôle budgétaire des voyages.
Traitement des factures
Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et, par la suite, traitement dans Vision.
Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats dans le système de destination.
Répondre à l'état des transactions des clients et à d'autres demandes de renseignements.

Contrôle financier
Gérer les plans et les budgets de l'unité/du travail ainsi que les rapports de situation financière hors ligne pour les plans de travail de l'unité.
Contrôler et conseiller les responsables du budget sur la situation financière des projets et les éventuels dépassements de dépenses, et recommander des possibilités de réaffectation afin d'assurer une utilisation optimale des fonds disponibles.
Examiner et traiter les paiements dans VISON concernant HACT, les paiements de services publics, les fournitures, les commandes, les avances et autres paiements. Vérifier que les demandes sont accompagnées des pièces justificatives nécessaires, généralement le document original, la validité de la charge, qu'elles sont certifiées par le personnel responsable et qu'elles sont codées correctement. Classer régulièrement les transactions et les pièces justificatives correspondantes et en partager des copies avec les sections concernées, le cas échéant.
Traiter les révisions budgétaires des projets de l'unité pour approbation par le chef.
Soumettre des rapports financiers périodiques à la direction à des fins de contrôle, de suivi et d'examen, et confirmer la disponibilité des fonds, le cas échéant.
Traiter les demandes et préparer les bons de paiement pour l'unité.
Fournir des informations pertinentes pour répondre aux audits.

Passation de contrats avec des consultants ou d'autres prestataires de services
Faciliter le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section. Il s'agit notamment de préparer et de classer les documents, de remplir les formulaires et les modèles nécessaires, de télécharger les termes de référence dans vision et de prendre les dispositions logistiques qui s'imposent.
Tenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
Organiser l'achat et la distribution en temps voulu des fournitures de bureau.

Événements et conférences
Soutenir les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques nécessaires, en s'engageant auprès des facilitateurs, des traiteurs et des hôtes.
Organise les horaires en se mettant en rapport avec les participants pour connaître leurs disponibilités.
Assurer la liaison avec les points focaux du budget et la section en ce qui concerne les coûts et les besoins.
Préparer des documents d'information pour les participants et télécharger les documents approuvés sur l'intranet.
Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

Tâches administratives générales
Gérer les dossiers papier et électroniques et mettre à jour les systèmes de base de données en veillant à ce que les informations confidentielles soient enregistrées, conservées et éliminées en temps utile et de manière appropriée.
Tenir à jour les registres de présence.

Résultats attendus
L'efficacité et l'efficience du soutien apporté par l'assistant administratif garantissent qu'une plate-forme administrative solide est fournie aux sections respectives, ce qui, à son tour, influe sur la réalisation précise et en temps voulu des services fournis par les conseillers et les spécialistes de l'équipe. Cela peut inclure des responsabilités de supervision et de contrôle du travail des chauffeurs.

Pour assumer ce rôle et être considéré comme un défenseur des droits de chaque enfant, vous devez avoir :

Education
Un diplôme d'études secondaires de préférence complété par les études du niveau supérieur ou universitaire en comptabilité, finance et/ou en administration des affaires sont considérées comme un atout ;

Expériences
Un minimum de 6 ans d'expérience dans un poste administratif ou de bureau à responsabilités croissantes est requis.
Avoir la maitrise des logiciels de gestion de base (Windows, Word, Excel) et une bonne connaissance de l’internet (SharePoint).

Exigences linguistiques
La maîtrise du français est requise. La connaissance de l'anglais opérationnel et d'une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous devez démontrer :

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF : Bienveillance, Respect, Intégrité, Confiance, Responsabilité et Durabilité sous-tendent tout ce que nous faisons et la façon dont nous le faisons.

Familiarisez-vous avec la Charte de nos valeurs .

Et avoir les compétences de base suivantes

Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique.
Travailler de façon collaborative.
Établir et entretenir des partenariats.
Innover et épouser le changement.
Penser et agir de manière stratégique.
S’atteler à obtenir des résultats tangibles.
Gérer l’ambiguïté et la complexité.
Accompagner, diriger et encadrer le personnel.
Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux : cliquez ICI.

Localisation
Le/la candidat(e) recruté(e) sera basé(e) à Natitingou

Rémunération
Le poste est classé dans la catégorie des Professionnels Nationaux (GS) au grade GS6 de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants et nous encourageons tous les candidats, indépendamment de leur sexe, de leur religion et de leur origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Pour ce poste spécifiquement, les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, y compris des congés parentaux payés, des pauses pour allaiter, des heures de travail flexibles, prise en charge médicale et des mesures d’adaptation raisonnables pour les personnes handicapées.

L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF adhère également aux principes stricts de protection de l'enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats(es) sélectionnés(es) peuvent être amenés(es) à fournir des informations supplémentaires afin de procéder à ces vérifications.

Seuls les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés(es) et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale.  Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

Deadline: 22 Mar 2024 W. Central Africa Standard Time