Recrutement de 01 ADJOINT COORDINATEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER

Description de l'offre d'emploi

Poste à pourvoir ADJOINT COORDINATEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur Première Urgence Internationale
Structure Bénéficiaire Première Urgence Internationale
Secteur activité Non précise
Diplôme ou niveau Nonprecise
Option du diplôme
Expériences
Capacités liées à l'emploi PROFIL DE POSTE Intitulé du poste ADJOINT COORDINATEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER
Pays & base d’affectation BURKINA FASO, OUAGADOUGOU
Rattachement hiérarchique COORDINATEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER (CAF)
Durée du contrat 04 mois (renouvellement selon financement)
Description du poste
Objectif global
L’adjoint/e au coordinateur administratif et financier est placée sous la responsabilité directe du coordinateur Administrative & Financier, dont elle bénéficie de l’appui technique.
Il/Elle s’assure de la bonne gestion administrative et comptable quotidienne de la base de Ouagadougou et des autres bases en supervision fonctionnelle dans le respect des procédures PUI et du cadre légal burkinabé.
Il/Elle appuie la CAF dans la définition et la mise en œuvre des procédures financières, comptables et administratives et est un des garants de la bonne application de ces procédures sur la mission.
Il/Elle assure un support juridique et administratif aux Administrateurs concernant toute question liée aux impôts, taxes et autres aspects juridiques et légaux et leur vient en appui pour toutes les questions comptables.
1. SUPERVISER LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION
2. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA MISSION & ASSURER LE CONTRÔLE DE GESTION DES COÛTS
3. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION
4. REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS
Principales Tâches
De façon spécifique L’adjointe au coordinateur administratif et financier assure les principales responsabilités et tâches suivantes :
1. SUPERVISER LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION
 Il/Elle contrôle l’ensemble des décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures PUI (complétude dossier d'achat, conformité et validation facture, budget nécessaire) ;
 Il/Elle vérifie que les dossiers d'achat sont complets et joints à la facture (copie) ;
 Il/Elle s’asure que chaque écriture saisie en comptabilité est justifiée par une pièce comptable conforme ;
 Il/Elle effectue une revue des mains courantes de l’ensemble des bases pour transmission au CAF ;
 Il/Elle importe les mains courantes validées par la CAF de la coordination (et des bases en cas de difficultés de récéptions des écritures provisoires) dans SAGA ;
 Il/Elle mets à jour les tiers dans SAGA (Fournisseurs, staff national) ;
 Il/Elle contrôle la cohérence entre les IPC et les soldes des journaux ;
 Il/Elle prépare les rapprochements bancaires à la fin du mois et récupérer les relevé bancaire auprès de la banque (Lettrer et pointer les écritures du mois) ;
 Il/Elle prépare et communique le document d'audit comptable mensuel pour le siège ;
 Il/Elle envoie la cloture comptable mensuelle au CAF pour validation avant envoi au siège (pack comptable mensuel : sauvegarde SAGA, IPC signés et scannés, relevés et rapprochement bancaires signés et scannés, MC, la liste des fournisseurs SAGA à jours, Audit comptable…) ;
 Il/Elle partcipe au contrôle des pièces comptables des bases et signaler toute pièce manquante ou non conforme (suivi) ;
 Il/Elle appuie les administrateurs base et l'ensemble de l'équipe PUI sur toutes les questions comptables ;
 Il/Elle supervise l’archivage de l’ensemble des pièces comptable de la mission et gestion de l’envoie des pièces comptable au siège sous la supervision du Coordinateur Administratif et Financier : actualise le fichier de suivi de l’archivage numerique ;
 Il/Elle fait des propositions d'amélioration des procédures comptables internes (création d'outils, mise en place de procédures, etc.) ;
2. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA MISSION & ASSURER LE CONTRÔLE DE GESTION DES COÛTS
 Il/Elle veille au respect des procédures financières des bailleurs de fonds et internes PUI ;
 Il/Elle vérifie les affectations budgétaires des dépenses dans le suivi budgétaire et faire des propositions de réaffectation si besoin ;
 Il/Elle établie en lien avec la logistique le suivi des besoin de trésorerie de la coordination sur une base hebdomadaire ;
 Il/Elle contrôle et optimise les coûts de fonctionnement de la base de la mission ;
 Il/Elle appuie le CAF sur les élaboration de budget dans le cadre des proposition de projet ;  Il/Elle participe activement à la réunion de suivi budgétaire avec les autres département de la mission.
3. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION
 Il/Elle vérifie et valide tous les contrats rédigés sur la base (aspects financier et fiscal des contrats logistiques) ;
 Il/Elle prépare en lien avec la logistique les contrats de bail et avenants et contacter les propriétaires pour signature ;
 Il/Elle archive un exemplaire original des différents contrats (bail, location, service, travaux, etc.) ;
 Il/Elle préapre et effectue le paiement des taxes et impôts divers et des cotisations sociales;
 Il/Elle effectue une veille juridique et un suivi de l'évolution des obligations légales de l'ONG ;  Il/Elle suit les questions d'enregistrement de l'ONG dans le pays ;
 Il/Elle rédige des courriers entrants et sortants sur la demande de son supérieur hierarchique ;
 Il/Elle supervise le suivi et l’archivage des documents administratif
4. REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS
 Il/Elle noue et entretien des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille
 Il/Elle suit les réglementations en vigueur ;
 Il/Elle participe aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter PUI sur demande et/ou sur délégation de la CAF ;
 Il/Elle elabore le document d’audit comptable de la mission et le reporting RH;
 Il/Elle assure l’interim du CAF selon les besoin avec la collaboration du chef de mission ;
 Il/Elle est le point focal de l’audit interne la mission sous la supervision du CAF ;
 Il/Elle effectue des visites terrain pour accompagner les administrateurs des bases selon les besoins identifiés.
PROFIL RECHERCHE
Savoir-faire et savoir-être recherchés
FORMATION
 Administration : INDISPENSABLE  Ressources Humaines : INDISPENSABLE EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
 Expérience dans un poste similaire : INDISPENSABLE
 Expérience humanitaire : INDISPENSABLE
 Expérience avec l’Administration malienne : APPRECIE
CONNAISSANCES & APTITUDES
 Maitrise du pack Office (Word, Excel) : INDISPENSABLE
 Bonne connaissance du Code du Travail Burkinabé : APPRECIE
LANGUES :
 Français : INDISPENSABLE
 Anglais : APPRECIE
 Moore : INDISPENSABLE
 Dioula :APPRECIE
CARACTERISTIQUES PERSONNELLES
 Bonnes capacités en communication, diplomatie et attitude orientée vers la recherche de solution
 Curiosité et intérêt pour les activités de l’organisation
 Bonne aptitude à gérer les échéances dans des contextes d’intervention d’urgence (résistance au stress)
 Honnêteté, intégrité
 Capacité d’adaptation, flexibilité
 Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation
 Ponctualité
Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé :
- une lettre de motivation
- un CV en français
- Le CNIB
- Copie des diplômes
- Contacts de deux personnes référence

NB :
- Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « PUI – recrutement BFA » avec l’intitulé de poste auquel vous postulez. Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.
- Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
Date limite de depôt des dossiers 03/06/2020