Recrutement de 01 CHARGE D'ADMINISTRATION

Description de l'offre d'emploi

Poste à pourvoir CHARGE D'ADMINISTRATION
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur CONSEIL DANOIS POUR LES REFUGIES
Structure Bénéficiaire CONSEIL DANOIS POUR LES REFUGIES
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme Droit/Administration
Expériences 2 ans
Capacités liées à l'emploi Titre de la position : Chargé d’Administration
Supervisé par : Chef d’équipe Ressources Humaines et Administration
Répondant à ; Chef d’équipe Ressources Humaines et Administration
Duty Station ; Ouagadougou
Area of Operation ; Burkina Faso
Période considérée ; 12 mois (renouvelable)
Type de contrat ; Contrat de travail national
Salary & Benefits ; Non management H niveau 1
Introduction
Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.
Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.
Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
Contexte
DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 et intervient principalement dans les domaines de la protection, de l`eau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences. L’organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en œuvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectées par le conflit – refugiés, déplacés internes, populations hôtes, vulnérables.
Avec un million de personnes déplacées à l'intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. DRC est présent au Burkina Faso depuis janvier 2013, avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.
A propos du poste
L’objectif du poste est que l'administrateur est chargé de la mise en place et la gestion efficace et efficiente administrative de la mission. De mettre en œuvre les politiques et stratégies dans le domaine de l’administration en accord avec le code de conduite et les directives opérationnelles de DRC.
TACHES ET RESPONSABILITÉS
Responsabilités : (points les plus importants)
Gestion des bâtiments
• Rédiger, mettre à jour et renouveler les contrats de baux (bureau, guest-house, entrepots) sur la mission et coordonner les renouvellements avec la coordination. Être le point focal pour les bailleurs de Ouagadougou. Lors de la rupture d’un contrat de bail, s’assurer des modalités de sortie avec le bailleur et la récupération de la caution éventuelle.
• Est en charge d’être le point focal de la guest-house pour les expatriés. Le/La chargé(e) devra entrer en contact avec le bailleur afin de superviser de potentielles réparations avec le département logistique.
• S’assure que la guest-house est sure et fonctionnel avec l’aide du département sureté et du chargé technique de DRC Ouagadougou.
• Supervise avec l’agent d’entretien du bureau, tous les aspects de maintenance du bureau de Ouagadougou (inclut le nettoyage et la gestion des déchets)
• Supervise avec l’agent d’entretien de la guest-house, tous les aspects de maintenance du bureau de Ouagadougou (inclut le nettoyage et la gestion des déchets)
• S’assure que les stocks de consommable de la guest-house soient disponibles en quantité. Effectue des rapports mensuels sur la consommation à des fins de planification.
• S’assure que tous les paiements des charges relatives aux logements individuels soient payés dans les temps.
Gestion du personnel
• Mise à jour (excel + Dynamics) et partage mensuelle de la liste de contact de la mission
• Etablissement des dossiers administratifs liés au personnel expatrié de la mission (Certificat de résidence, visa des contrats …)
• Effectuer les demandes de visas en fonction du fichier de suivi expatriés ou des besoins lors de voyage du personnel Burkinabé à l’étranger
• Elaborer les badges pour les nouveaux arrivés et tout autre besoin en visibilité
Gestion administrative générale
• Annuellement, gérer l’établissement, et la coordination des rapports annuels DRC aux autorités
• Suivi des obligations contractuelles de DRC vis-à-vis des autorités locales (enregistrement, reporting des activités, lois, codes, décrets, directives …) ;
• Suivi de l’application des obligations fiscales (TVA, taxes, impôts, enregistrement des contrats de baux…) ;
• Application des obligations du manuel des opérations interne à DRC relatif à l’administration (délégation générale et limitée de procuration, formulaire de vérification des signatures, délégation interne de responsabilité et d’autorité, révision légale annuelle) ;
• Archivage physique et électronique des documents administratives (documents administratifs, contrat de bail et avenant, préavis de résiliation de bail, correspondances administratives ;
• Suivi des informations liées aux changements des procédures administratives internes et externes.
• Suivi de la répartition des téléphones et la flottes des employés de DRC.
• Rédaction quotidienne des ordres de mission et assurer l’archivage dans le chrono,
• Rédaction, archivage et suivi des courriers administratifs
• S’assurer que les assurances pour les bâtiments et les équipements soient en place.
• Effectue les réservations, modifications et suivi sur les trajets aériens en dehors du pays et récupération des boardings pass correspondant à ces voyages.
Autres : • Convoque et dirige des réunions d’informations avec sa hiérarchie (SMT, responsable RH, chef d’équipe RH) si nécessaire.
• Superviser l’assistant administration et/ou le stagiaire administration.
• Effectuer une veille légale
• Assure la bonne utilisation, le contrôle et le bon fonctionnement des Thuraya en collaboration avec les Point Focaux Sécurité
Qualifications requises
Exigences clés
• BAC+3 en Droit/Administration
• Expérience de 2 ans au moins à un poste d’Administrateur
• Expérience de travail dans une ONG international
• Sensibilité sur les milieux multiculturels
• Excellente maitrise des outils informatiques type MS Word et Excel
• Des capacités rédactionnelles avérées
• De grandes capacités de coordination, communication et d’autonomie. Capacite de respecter les délais avec une forte attention sur les cohérences, les détails et la qualité
Compétences et qualités exigées
• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
o Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
o Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
o Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
o Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• Fort intérêt pour les réseaux engagés dans les Droits Humains
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour
Connaissance en informatique Word et Excel
Condition d'âge NP

Date de clôture des candidatures :11/01/2022
N.B Les agents de la fonction publique désirant postuler sont priés d’avoir en leur disposition leur arrêté de disponibilité ou de détachement à jour.
Pour toute question concernant le poste vacant, veuillez contacter le 25481003.
Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement. Mais les candidatures féminines sont vivement souhaitées.
INDICATION DES BUREAUX :
DRC Ouaga : Zone du bois, secteur 22, parcelle 07 lot 33 section EO, dans le même alignement que HI, OXFAM, SCI.
DRC Kaya : Sect : 4 Kaya, Immeuble OA deuxième rue à gauche après le rondpoint des artisans en venant du conseil régional DRC Djibo : secteur 04 en face de la Sonabel.
DRC Dori : Secteur n°1 à la Cité des Forces Vives parcelle 07.
DRC Dédougou : secteur n°2, cité des forces vives sur la route de Tougan
DRC Ouahigouya : Secteur n°01, parcelle 13, lot 08
DRC-Gorom : Gorom-Gorom, secteur 1, parcelle 18, lot 14
Date limite de depôt des dossiers 11/01/2022
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD douze(12) mois renouvelabl
Autres conditions NP