Tene Adissa COMPAORE

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Rapports et analyses financiers Préparer l'analyse mensuelle des coûts d'exploitation pour permettre au CLT de prendre des décisions ; Préparer ou examiner les rapports financiers périodiques (contrôle...), y compris les subventions mensuelles et les rapports de fin d'année ; Examiner les rapports financiers des partenaires et les rapports de dépenses du personnel et faire des recommandations au Directeur financier du siege ; Préparer le rapport mensuel BVA sur les dépenses courantes et s'assurer que les variations sont corrigées à temps. Comptabilité et trésorerie Veiller à ce que les rapports financiers mensuels soient établis et envoyés à temps ; Veiller au respect de la réglementation locale et de la législation fiscale en ce qui concerne les questions financières ; Examiner les budgets des projets de subventions et assurer le suivi des dépenses excédentaires ou insuffisantes ; Tester le système de comptabilité d'exercice pour s'assurer qu'ils sont saisis normalement et de manière cohérente ; Conserver et mettre à jour les coordonnées bancaires et les signataires des comptes bancaires pour le pays ; Examiner les fiches de paie sur la base des informations et veiller à ce que les écarts soient expliqués sur une base mensuelle ; Vérifier la cohérence et l'exactitude des informations relatives à la paie ; Suivre de près les comptes; Apporter un soutien aux antennes et au bureau national pour l'utilisation des systèmes financiers. Taches techniques Processus de planification des activités Faciliter et coordonner les processus de planification des activités en termes de budgétisation, de prévisions trimestrielles (modification de la CAT) et de rapports annuels ; Aider à communiquer les instructions et les étapes au sein du pays pour la planification des activités ; Aider les comptables à examiner et à consolider les données de planification pour le pays ; Examiner les entrées budgétaires dans le PPM et conserver les enregistrements des modifications budgétaires dans le dossier ; Examiner et consolider l'analyse mensuelle du budget par rapport aux réalisations de toutes les entités; Soutenir les processus de planification sur le terrain et participer activement à la formation et à l'autonomisation des partenaires et des organisations communautaires sur le terrain ; Il s'agit d'un outil d'aide à la décision et à la prise de décision qui permet d'améliorer la qualité de l'information et de la communication. Contrôles financiers internes S'assurer que les processus, procédures et systèmes de contrôle financier appropriés sont en place et respectés dans l'ensemble du pays ; Assurer le suivi de la liste des actions d'audit et rendre compte des progrès réalisés en matière de risques financiers ; Examiner et mettre à jour les risques financiers dans le registre des risques du pays (tous les trimestres) ; Former le personnel et les partenaires à la sensibilisation aux risques de fraude et tester l'efficacité des contrôles actuels ; Veiller à ce que chaque bureau procède au moins une fois par trimestre au comptage de la petite caisse et à ce que le formulaire de comptage de la caisse soit conservé ; Effectuer des analyses de dépenses en tenant compte du rapport coût-efficacité des opérations ; Partager et diffuser les meilleures pratiques dans tout le pays ; Examiner le formulaire de comptage hebdomadaire des espèces à tous les niveaux. Gestion du personnel Développer, encadrer et motiver une équipe financière performante au sein du bureau national ; Procéder à l'évaluation intermédiaire et finale des collaborateurs directs sur la base des lignes directrices du système de gestion des ressources humaines ; Organiser des réunions régulières avec le personnel ; Veiller à ce que la politique de l’ONG et les procédures connexes soient respectées dans tous

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1. Processus de Planification et de Budgétisation du Projet Préparer les documents de suivi budgétaire du projet en conformité avec le Plan de Mise en œuvre du Projet ; Vérifier que tous les outputs des modifications des documents de suivi budgétaire existent dans le Contrat de Subvention ; Préparer la situation mensuelle des engagements du Projet avant la clôture mensuelle du système comptable et s’assurer qu’elle est exhaustive. 2. Gestion de la Comptabilité et de la Trésorerie Recevoir, examiner et suivre toutes les demandes de paiement conformément au budget disponible et aux documents dûment approuvés sur la base d’une check-list établie ;Préparer les lettres ou ordres de paiement pour les paiements à partir des comptes bancaires de Plan International et informer les bénéficiaires ;Recevoir, examiner toutes les pièces justificatives soumises par les partenaires en support des rapports financiers soumis et s’assurer que toutes les dépenses indiquées dans le rapport financier sont justifiées selon les règles et procédures de Plan international et du bailleur de fonds ;Sous la supervision du /la Coordonnateur/trice de projet, assurer la liaison avec les partenaires pour corriger les erreurs décelées dans les pièces justificatives ;Veiller à une bonne gestion des systèmes financiers du projet ;Assurer les traitements comptables de toutes les transactions dans le système comptable de Plan International Assurer l’annulation et la traçabilité des pièces comptables liées aux transactions du projet ;Produire après la clôture du système comptable le rapport des avances du projet, les analyser et soumettre à l’examen du Emergency Response Finance Specialist ;Faire la revue et corriger toutes les exceptions d’écritures après la clôture mensuelle du système comptable ;Assurer le suivi et la vérification des feuilles de temps (timesheets) ;Suivre de façon proactive les avances faites au personnel et les avances communautaires en retard de justification en relation avec les comptables de Plan Procéder à l’archivage des pièces comptables ;Elaborer les rapports financiers Des deux projets BMZ ET GFFO. 3. Autres Effectuer un inventaire physique une fois par année des immobilisations du projet en relation avec le département administration de Plan International Burkina ; Apporter un support aux communautés et aux partenaires dans la justification de leurs avances et participer aux séances de formation au bénéfice des partenaires et des communautés ; En collaboration avec le Chef de projet, analyser les écarts budgétaires ; Exécuter d’autres tâches que pourrait confier le superviseur.

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Gestion de la paie : - Saisir les éléments de salaire et les variables de paie dans Homère - congés et les autorisations d’absence des employés dans le logiciel Homère - Contribuer dans le processus de vérification et validation des paies des bases. - Contribuer dans le processus de vérification et validation des paies des bases. - Centralise, traite, vérifie et enregistre les heures supplémentaires des employés bénéficiaires ; - Préparer les rapports et le paiement des impôts et des charges sociales conformément aux délais légaux ; - Recueille auprès des responsables les feuilles de présence et note les diverses absences et autres éléments variables, et saisit ces divers éléments dans le logiciel de paie Homère. Faire des missions d’appuis aux Admins de bases de Barsalogho, Kaya, Tougouri et Ouahigouya. - Crée la fiche du salarié dans le logiciel, rentre les informations, et les tient à jour. - Enregistre les demandes d’avances sur salaires dans Homère, - Calculer les salaires au prorata pour les nouveaux venus au cours du mois. - Recueille auprès des responsables les feuilles de présence et note les diverses absences et autres éléments variables, et saisit ces divers éléments dans le logiciel de paie Homère. - Saisie les congés et les autorisations d’absence des employés dans le logiciel Homère - Contribuer dans le processus de vérification et validation des paies des bases. - Etablir les bulletins de paie mensuels - Préparer des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales, en incluant quand nécessaire, des modifications spécifiques, afin d’assurer le respect du droit du travail local et fiscal. - Saisir des données dans la base de données de la RH et les dossiers personnels, les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des procédures Ressources Humaines. - Elaborer des fiches de paye mensuelles pour tout le personnel, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude des salaires du personnel. - Elaborer la dernière fiche de paie et les certificats de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences réglementaires • Faire le suivi des contrats arrivant à expiration et informer le Coordonnateur ou son Adjointe à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative. Effectuer le suivi administratif du contrat de travail du personnel -Préparer les contrats de travail en accord avec la Loi du Burkina Faso et les politiques et procédures de ALIMA. - Reçoit les demandes de modifications et établit les renouvellements et avenants aux contrats de travail, -Assurer le suivi de la durée des contrats et avenants -Assurer la conformité du processus de recrutement avec la loi du Burkina Faso. -Faire les Rapport Mensuel. -Assurer le suivi de la prise en charge médicale des nationaux et produire les fiches de validation des ordonnances et remettre au médecin santé staff - Gestion du personnel expatrié : - Assurer le paiement des per diem des expatriés en mission ou affectés au Burkina Faso, - Est responsable de la tenue et mise à jour des dossiers individuels des expatriés. - Assure le processus de demande de visa ainsi que le renouvellement desdits visa. - Assure les réservations et l’achat des billets d’avion pour les expatriés en congés/break ainsi qu’autres staff du Consortium en mission à l’extérieur Travaux administratifs du département RH et de la Coordination. - Assure l’envoie des courriers RH et la réception des courriers adressés au département des RH ; -Tient à jour, de façon organisée et logique l’archivage de toute la documentation des RH (classement des lettres arrivées et départs, courriers, rapports, documents légaux, CNSS…). - Assurer la saisie des contrats de travail des employés et de toutes correspondances destinées aux employés et aux partenaires des RH. - Effectuer les formalités d’embauche des employés - Elaborer et transmettre les lettres d’offre d’emploi aux candidats admis, - Elaborer et faire signer les contrats de travail des employés. - Accueillir les nouveaux embauchés, leur présente le contrat de travail, le code de conduite, la charte ALIMA, la politique anti-fraude, la politique contre les abus et harcèlement sexuel, le règlement intérieur, - Gérer le processus d’induction des nouveaux employés (nationaux et expatriés). - Avertir à temps (au moins 2 semaines avant) les Coordinateurs des départements et des projets les fins des contrats et avenants des employés. -Tenir et mettre à jour les dossiers individuels du personnel - Assurer l’archivage des dossiers individuels du personnel conformément aux normes. - Assurer que chaque employé du consortium possède un dossier à la Coordination et dans les bases ; - Assurer la mise à jour des dossiers du personnel avec toutes les pièces requises. - Assurer que chaque employé a signé le code de conduite, la charte ALIMA, la politique antifraude, la politique de lutte contre les abus et le harcèlement sexuel et que ces documents sont classés dans le dossier. -Assurer le suivi des congés du personnel -Gestion du personnel expatrié : - Assurer le paiement des per diem des expatriés en mission ou affectés au Burkina Faso, - Est responsable de la tenue et mise à jour des dossiers individuels des expatriés. - Assure le processus de demande de visa ainsi que le renouvellement des dits visa. - Assure les réservations et l’achat des billets d’avion pour les expatriés en congés

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VOLET GESTION Responsable de la gestion du projet sur la base de Gorom-Gorom, de l’élaboration à la clôture du projet, incluant la planification avec pour Supérieur le coordonnateur national Basé à la coordination Ouagadougou. • Assurer la liaison avec les parties prenantes, les fournisseurs, les clients et les utilisateurs finaux • Définir et communiquer les objectifs du projet à l’équipe Tout en rendant compte au coordonnateur National • Contrôler, surveiller, rapporter • Se procurer les ressources nécessaires pour les besoins du projet (la main-d’œuvre, le matériel et les technologies) • Gérer, guider, accompagner et soutenir les équipes • Établir les procédures du projet : gestion des risques, gestion des incidents, gestion du changement, gestion de la communication COMPTABILITE Coordonner et superviser la comptabilité de la mission (comptabilité, trésorerie, procédures d'audit, etc.), selon les instructions du coordinateur finance et en conformité avec les obligations légales et les normes et protocoles du projet de manière à fournir à l'organisation une information de qualité, fiable et transparente sur l'utilisation et la répartition des ressources au sein de la mission. - Prendre en charge les procédures pour les liquidités, les comptes en banque, les reçus et pièces justificatives, la saisie informatique des données, la consolidation de tous les comptes de la mission, la procédure et les rapports de clôture mensuelle, ceci en veillant au strict respect des délais et à la stricte conformité aux lignes directrices, normes financières et procédures - Gestion quotidienne de la caisse, du coffre et de la banque, tenue quotidienne des cahiers correspondants, réalisation d’un inventaire physique hebdomadaire. - Tenue quotidienne du cahier suivi des avances et contrôle du fichier Excel des dépenses détaillées. - Réceptionne les factures et reçus, s’assure qu’ils sont cohérents et conformes ; - Coordonner et chapeauter la clôture des comptes et le bilan chaque mois et à la fin de l'exercice annuel : faire des rapports mensuels et hebdomadaires sur la situation comptable de la mission de manière à vérifier l'évolution des finances du projet et à en donner l’explication ; - Prendre en charge sur le plan financier la gestion des contrats avec les donateurs c'est à dire préparer et vérifier les rapports qui leur sont remis, assurer le suivi et analyser les modifications nécessaires. Veiller à satisfaire les clauses en matière de reporting et à informer de leurs responsabilités les parties prenantes au sein de la mission (par ex. la logistique pour l'inventaire des stocks, les estimations/devis); - Coordonner et chapeauter le paiement des impôts et taxes de manière à être en règle avec les obligations légales ; - Coordonner et superviser le déroulement des audits locaux relatifs à la comptabilité, aux impôts, à la main d'œuvre, aux stocks et à la gestion des actifs ; - Être le référent technique pour tout problème relatif à la comptabilité, notamment la conformité avec les normes et procédures financière, le respect de la législation, l'aide et la formation aux logiciel/système de comptabilité ; - Sur demande, briefer toute personne concernée sur la gestion des comptabilités spécifiques (équipe de coordination de la mission, gestionnaires administratifs, gestionnaires logistique, etc.). - Assure le strict respect des délais, des règles d'encodage et des lignes budgétaires. - Produire des documents financiers (suivi budgétaire mensuel, participe à la construction du budget et à sa révision). - Veuillez a ce que le logiciel SAGE soit renseigné régulièrement. RESSOURCES HUMAINES - Effectuer le suivit de la gestion des collaborateurs - Suivit des contrats, salaires, déclarations - Suivit des visites médicales - Participer aux les recrutements avec le coordonnateur des nouveaux salariés (publier les offres d’emplois, sélectionner les CV, conduire les entretiens, intégrer les nouveaux salariés - Etablir les contrats - Suivre les délais règlementaires des actes administratifs (congés, autorisations d'absence, etc.), - Veuillez au développement social des employer afin d’améliorer la performance de l’organisation tout en s’épanouissant - Veuillez à une bonne communication interne avec une bonne ambiance de travail - Remplir les fiches de remboursement des ordonnances Et Faire valider par le Médecin de Base