Recrutement de 01 RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Description de l'offre d'emploi

Poste à pourvoir RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur HEALTHY ENTREPRENEURS
Structure Bénéficiaire HEALTHY ENTREPRENEURS
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+4
Option du diplôme Finance Comptabilité
Expériences 05 ans
Capacités liées à l'emploi
AVIS DE RECRUTEMENT
RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Titre du poste : Responsable Administratif et financier
Lieu : Ouagadougou/ Burkina Faso
Relève de : Coordonnateur Pays
Type d’emploi : CDD 09 mois droit Burkinabè avec une période d’essai de 03 mois (possibilité de renouvellement)
Date de début : ASAP

À PROPOS DE HEALTHY ENTREPRENEURS
Healthy Entrepreneurs (HE) est une entreprise sociale, fondée en 2012, où les agents de santé à base communautaires (ASBC) deviennent propriétaires de petites entreprises, appelées entrepreneurs en santé communautaire (ESC), vendant des médicaments essentiels, des produits de santé et diffusant des informations sur la santé. HE soutient le système de santé communautaire et engage les ASBC existants dans une entreprise durable qui leur permet d’améliorer la santé dans leur communauté tout en générant des revenus. Cela contribue à l’autonomisation économique et à l’amélioration de la santé et du bien-être dans les collectivités rurales. Les CHE gèrent numériquement leur sensibilisation éducative, leur stock de produits, leur accès aux services de soins de santé à distance par le biais de la télésanté, leurs produits et leurs paiements via un smartphone (que l’ESC reçoit à crédit).

H.E. offre une solution durable qui renforce la prise en charge communautaire intégrée des cas (ICCM) et soutient la couverture sanitaire universelle (CSU). Le modèle de Healthy Entrepreneurs s’est avéré réduire le fardeau économique des familles - en particulier en raison des économies de coûts (en particulier sur les transports) et des gains de temps (grâce aux services à proximité) - et diminue la pression sur le système de santé public. En conséquence, les gouvernements locaux peuvent économiser sur les budgets de santé communautaire, afin de se concentrer sur la fourniture d’autres services de santé pertinents et plus spécialisés. Le modèle de H.E. vise à compléter le système de santé communautaire existant, dans lequel un partenariat public-privé avec le gouvernement (local) est crucial. En outre, les ASBC seront habilitées et motivées à accomplir leur devoir professionnel, à promouvoir les comportements favorables à la santé.

Actuellement, HE a des entreprises locales au Burundi, au Kenya, en Ouganda et en Tanzanie, développant le même modèle dans leur contexte unique, avec au total plus de 12 000 ESC actifs. Les entreprises locales sont soutenues financièrement et techniquement par une petite équipe mondiale dédiée. H.E. en tant qu’organisation entame actuellement la phase de croissance, y compris l’expansion rapide du modèle éprouvé de micro-franchise H.E. par la réplication via des tiers opérant dans des zones géographiques en Afrique subsaharienne où H.E. n’est pas encore actif. H.E. a entamé une phase de faisabilité au Burkina Faso, au cours de laquelle le modèle d’entreprise sociale sera piloté à petite échelle. L’objectif est de former et de suivre 200 à 300 CHE en 2023. Après une évaluation réussie de la phase de faisabilité, H.E. passera à environ 3000 CHE.

DESCRIPTIF DU POSTE
Sous la supervision du coordonnateur pays Le/la Responsable Administrative et Financière (RAF) est responsable au sein de l’organisation de l’ensemble de la gestion administrative et financière comptable.

A ce titre, il/elle a pour mission de soutenir les entrepreneurs en bonne santé dans le démarrage de leur entreprise et a en charge de :
• Assurer la gestion administrative et financière des projets et de l’organisation ;
• Mettre en œuvre la politique de Gestion des Ressources Humaines et gérer les Ressources Humaines ;
• La réalisation et la présentation des états financiers de synthèse périodiques et annuels (bilans, comptes de résultat, annexe) dans le cadre de l’audit de certification des comptes ;
• Vérifier que les procédures financières, administratives et RH sont mises en place et menées de la manière la plus efficace et efficiente pour l’organisation de Healthy Entrepreneurs et conformes aux lois et règlements du Burkina Faso.

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS
Assure le respect des textes et procédures en vigueur
- Valide les documents officiels par les services compétents (immatriculation au service des impôts, immatriculation à la CNSS, enregistrement des contrats de travail à l’inspection du travail, …) ;
- Applique le manuel de procédures, le met à jour/l’actualise ainsi que tout autre document nécessaire à la bonne mise en œuvre des activités ;
- Participe aux cadres de concertation internes et externes ;
- Présente les documents requis aux autorités, auditeurs, partenaires ;

Gère les ressources humaines
- Mettre en place et suivre la politique RH et de la protection sociale ;
- Participer à la définition ou à l’actualisation des fiches de poste ;
- Veille à l’application du manuel RH ;
- Respecte les procédures relatives à la gestion des ressources humaines : recrutement d’un employé, prorogation, fin ou rupture d’un contrat, etc. ;
- Tenir à jour le dossier individuel du personnel (avis de poste, rapport de recrutement, PV de délibération des jurys, lettre de notification d'embauche, les évaluations des performances ; certificats administratifs et de cessation, certificat de travail, etc.) ;
- Gérer les salaires (cotisations sociales, IUTS, livre de paie, fiches de paie etc.) ;

Gère la logistique
- Elabore et met en œuvre un plan de passation annuel ;
- Etabli et met en œuvre un planning de la maintenance préventive et curative des équipements ;
- Respecte les procédures d’acquisition des biens et des services et assure les approvisionnements ;
- Classe et archive les documents fondamentaux et importants ;
- Effectue l’inventaire périodique et annuel des immobilisations;
- Assure l’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers ;
- Supervise la gestion des stocks ;

Assurer la gestion budgétaire et financière
Gestion budgétaire
- S’implique et participer activement à l’élaboration des budgets et du plan d’actions de l’organisation (budget annuel.) ;
- Assure une information financière périodique et régulière pour les responsables des différents projets et programmes permettant le contrôle de gestion ;
- Examine les expressions de besoins faites par le personnel et les soumettre pour approbation à la Directrice après vérification des procédures ;
- Approuve les bons d’engagement et de décaissement ;
- Assure l’élaboration dans les délais impartis des rapports financiers de l’organisation (rapports à remettre aux bailleurs, rapports de gestions/suivis budgétaires mensuels, trimestriels, semestriels et annuels) en vertu des procédures en application à l’organisation et aux exigences des bailleurs ;
- Conseille le Directeur pays sur les conséquences financières et comptables des décisions, plans stratégiques et programmatiques.

Gestion financière
- S’assurer que l’organisation se conforme aux IFRS et aux PCGR néerlandais ;
- Détient les chéquiers et en assure régulièrement le renouvellement ;
- Veille aux réallocations des fonds aux partenaires dans les délais ;
- Participe à la mobilisation des ressources ;
- Élabore, suit le plan de trésorerie et contrôle les états de trésorerie périodiques à partir des supports fournis par la Comptable (brouillard de caisse et procès-verbaux d’inventaire, journaux de banque) ;
- Assure une confidentialité sans faille des données administrative et financières de l’organisation.

Assurer la gestion comptable
- Assure la formation et la maîtrise du logiciel comptable et est garant(e)de sa bonne utilisation par l’équipe comptable ;
- Gère la mise en place mensuelle de la demande de fonds (« demande de trésorerie ») auprès du siège de H.E ;
- Supervise et soutien le traitement financier des inventaires mensuels des produits et des biens de soutien ;
- Assure la mise à jour des différents plans (comptable, analytique, budgétaire…) pour l’utilisation du logiciel ;
- Garantit la validité des pièces justificatives, de la codification et de l’enregistrement exact et quotidien des opérations dans le logiciel ;
- Veille à la bonne tenue de tous les journaux de caisse, de banque ;
- Contrôle et signe les PV de caisse au minimum chaque mois ;
- Suivre quotidien les paiements (mobile money), téléchargement des paiements et correspondance des factures dans le système ERP (ODOO) ;
- Indiquer en temps opportun et assurer l’exécution en temps opportun des virements bancaires nécessaires (internes / externes) dans les limites de l’organisation ;
- Responsable de la gestion du crédit en collaboration avec l’institution de microfinance et le département commercial HE (remboursements de crédits pour les produits de santé / smartphone) ;
- Effectue le calcul des amortissements ;
- Élabore et analyse les états financiers et effectue des propositions pertinentes d‘actions correctrices aux responsables dans les délais.

Assure le contrôle interne
- Veille à l’application des procédures, conformément au manuel de procédure ;
- Formule des propositions d’actualisation du manuel de procédure ;
- Assure le contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives, des approvisionnements et du patrimoine ;
- Assure le contrôle et le suivi de l’exécution budgétaire ;
- Développe des stratégies pour remédier aux insuffisances identifiées lors des contrôles internes et externes ;
- Garantit la préparation des missions d’audits et des contrôles des partenaires ;
- Rédiger des rapports mensuels de KPI sur les ventes, le crédit, les paiements et conseils pour économiser ou améliorer ;
- S’assure que toutes les recommandations des audits sont mises en application de façon permanente.

Gestion code de conduite
- Respecter le Code de conduite de la part de votre équipe en vous engageant à être exemplaire dans vos pratiques et vos comportements ainsi que le suivi à mettre en place pour le respect des politiques et pratiques de prévention du harcèlement, des abus et de l’exploitation sexuels ;
- Propriété du bureau, entretien et réparation des biens placés sous sa responsabilité.

Tâches de soutien opérationnel :
- Soutenir la mise en œuvre harmonieuse de la phase pilote de 200 entrepreneurs en santé communautair ;
- Viser et faire en sorte que la croissance potentielle du réseau de CHE soit possible au Burkina Faso ;
- Assurer la gestion générale du bureau et tâches administratives ;
- Mener des activités ad hoc liées à la mise en œuvre au besoin;
- S’appuyer sur une relation de travail étroite et collaborative avec l’équipe d’HE Burkina Faso et les directeurs financiers d’HE dans d’autres pays (Burundi, Kenya, Ouganda, Tanzanie, Pays-Bas).

QUALIFICATIONS & PROFIL
Compétences essentielles
- Diplôme universitaire (BAC+4 minimum) en finance comptabilité ;
- Au moins cinq (05) ans d’expérience de travail dans un poste similaire ;
- Expérience en gestion administrative, financière et comptable des ONG et associations ;
- Maitrise avancée du pack Microsoft Office (Word, Excel …) ;
- Connaissance des logiciels de gestion comptables et financière fréquemment utilisé (QUICKBOOKS, TOMPRO, SAGE...) ;
- Excellent niveau en français et en anglais ;
- Sens de l’organisation, rigueur, bonne écoute, bon relationnel, grande adaptabilité et réactivité ;
- Sens prononcé du travail bien fait et exigeante en termes de respect des échéances ;
- Sens du travail en équipe, dynamique, organisée ;
- Ouverture d’esprit, curiosité, créativité ;
- Aptitude à travailler sur plusieurs missions simultanées, en équipe ou de manière autonome ;
- Force de propositions ;
- Flexible pour une meilleure adaptabilité aux différentes mutations des conditions de travail (de la stratégie à l’opérationnel).

Compétences souhaitées
- Connaissance du milieu des associations et des ONG ;
- Passion / affinité avec la santé (communautaire), l’entrepreneuriat et la création de valeur économique ;
- Capacité à travailler avec un minimum d'encadrement, à être proactif, à prendre des initiatives ;
- Extrêmement proactif et excellentes compétences en communication dans le texte et la parole ;
- Volonté de collaborer à distance avec des équipes mondiales (en ligne) ;
- Etre flexible sur les horaires et travailler sous pression.

LIEU D’AFFECTATION
Le bureau sera basé dans la ville de Ouagadougou, avec des déplacements fréquents dans d’autres provinces dont particulièrement des zones d’accès difficiles ou éloignées.

Connaissance en informatique Word, Excel...
Condition d'âge NP
Composition du dossier INFORMATIONS SUR LE DEPOT DE CANDIDATURE
La date limite de dépôt de candidature est fixée au 31 MARS 2023. Le dossier de candidature est composé d’un CV, d’une lettre de motivation avec la prétention salariale.

Nota Bene
Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par les personnes affectées à cette classification. Elles ne doivent pas être interprétées comme une liste exhaustive de toutes les responsabilités, fonctions et compétences requises du personnel ainsi classifié. Tous les membres du personnel peuvent être appelés à effectuer des tâches en dehors de leurs responsabilités normales de temps à autre, au besoin.

Seules les candidatures retenues seront contactées.
Date limite de depôt des dossiers 31/03/2023
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD neuf(09) mois renouvelable