Recrutement de 01 RESPONSABLE ADMINISTRATIF.VE FINANCIER.E ET RESSOURCES HUMAINE

Description de l'offre d'emploi

Recrutement de 01 RESPONSABLE ADMINISTRATIF.VE FINANCIER.E ET RESSOURCES HUMAINE

Niveau d'études: Bac + 4
Expérience: 4 ans
Expire le: 12-02-2024

La Chaîne de l'Espoir
Cotonou, Bénin
RESPONSABLE ADMINISTRATIF.VE FINANCIER.E ET RESSOURCES HUMAINE

(CANDIDATURE LOCALE)
Réf : BJ/RH 001/02/24

DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION
La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Elle intervient dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

- Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
- Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
- Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
- Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

La Chaine de l’Espoir en Afrique de l’Ouest
La Chaîne de l’Espoir est présente depuis de nombreuses années en Afrique de l’Ouest et travaille aujourd’hui dans 13 pays africains. Elle y met en œuvre des programmes pour le renforcement des systèmes de santé nationaux et plus particulièrement pour la promotion et le développement de la chirurgie pédiatrique.

Au Bénin et en Côte d’Ivoire, la CDE met en œuvre un « Programme intégré de prévention, sensibilisation, renforcement de capacités et d’accès aux soins des victimes d’accidents liés à l’utilisation de substances corrosives au Bénin et en Côte d’Ivoire », appelé également « Projet ISC/SCOE - II ». Ce programme a débuté en 2019 en Côte d’Ivoire et au Mali pour une 1e phase de 3 ans, et se poursuit en Côte d’Ivoire et au Bénin pour une 2e phase de 3 ans à partir du 1er juillet 2023.

Par ailleurs, la CDE au Bénin met en œuvre un programme de renforcement de l’accès aux soins pour les enfants vulnérables en collaboration avec les principales structures hospitalières du pays.

Missions du poste
Le Responsable Finance-Admin-RH est chargé de la gestion des finances, des RH, des aspects juridiques, de la mission de la Chaine de l’Espoir au Bénin.

Sous la supervision du Chef de mission, le Responsable Fin-Admin-RH est en charge de la :
1. Gestion financière budgetaire et comptable
2. Gestion administrative et juridique de l’antenne
3. Gestion des ressources humaines
4. Appui Conseil aux partenaires locaux
Le responsable FIN-ADMIN- RH fait partie du groupe de coordination qui a pour rôle de prendre les décisions concernant l’antenne. Il assure l’intérim du chef de mission de l’antenne en cas d’absence.

Description des tâches

1- Gestion financière et comptable

• Comptabilité
o Assurer le respect des processus de la CDE et des Bailleurs et la conformité des outils de gestion comptable ;
o Réaliser la saisie comptable et les clôtures mensuelles ;
o Réaliser les affectations comptables et analytiques ainsi que leur contrôle.
o Garantir la bonne traçabilité et éligibilité des dépenses CDE et partenaires ;
o Garantir la gestion de la trésorerie de la mission ;
o Préparer l’appel de fonds mensuel ;
o Elabore le prévisionnel de trésorerie de l’antenne,
o S’assure des paiements de tous les fournisseurs et prestataires selon les termes du contrat ou de la facture, dans le respect des procédures.
o Monte et assure le suivi du budget d’approvisionnement de la caisse.
o Effectue un contrôle de la caisse chaque semaine (et une fois par mois avec le Chef de mission) et s’assure de sa bonne gestion.
o Assure le suivi des avances en veillant qu’elle soit clôturée avant la fin de chaque mois.

• Gestion budgétaire :
o Elabore les budgets des projets dans le respect des trames bailleurs ou fonds propre
o Edite, analyse et communique les suivis budgétaires (projections incluses) mensuels au responsable projets, au Chef de mission, questionne leur pertinence, alerte.
o Elabore les rapports financiers selon les délais et formats bailleurs et assure leur archivage.
o Veille au respect des procédures financières de CDE et des bailleurs.
o Participe aux audits des bailleurs.
o Elabore des procédures administratives et financières de l’antenne ainsi que leur mise à jour.
o Rédige les memos Finance, les fait valider par le Chef de mission et les diffuse aux équipes.
o Assure l’élaboration du budget annuel de l’antenne et de ses mises à jour.

2- Gestion administrative et juridique du bureau
o Suit les règles administratives de régulation de l’ONG auprès de l’Etat béninois (accord-cadre).
o Participe et porte la responsabilité finale de l’élaboration du rapport d’activité annuel et s’assure de sa diffusion auprès des ministères et services d’Etat concernés.
o Gère les démarches administratives de tous RH expatriées (régularisation du contrat avec l’Inspection du Travail, titre de séjour, logement…).
o Participe aux réunions inter-ONGs sur les questions ADMIN/RH (PONGIB).
o Supervise et veille au suivi et bon archivage des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs.
o Vérifie l’ensemble des contrats, et veille au respect des aspects légaux (retenus d’impôts, paiement de la caisse sociale).
o Se met, éventuellement, en lien avec un avocat en cas de besoin. Elabore le contrat de prestation et est l’interlocuteur de l’avocat sur l’antenne.

3- Gestion et supervision des ressources humaines
o Elabore et planifie/suit les recrutements, les contrats, les congés, prestations familiales et sociales.
o Prépare et effectue le paiement des salaires, des charges sur salaires (cotisations sociales, CNSS et impôts sur salaires) des employés et s’assure de la conformité aux dispositions légales et contractuelles concernant le calcul de la rémunération, des retenues fiscales et sociales y afférents.
o Fait un suivi régulier des avances sur salaire, et veille à la déduction des avances au paiement du salaire à chaque fin du mois.
o Elabore et garanti l'application des documents de référence : règlement intérieur, statut du personnel, modèle de contrat, bulletin de paie, registre de l’employeur.
o Gère et archive dans les dossiers RH les différentes requêtes et informations concernant les employés : santé/assurance, formation, avertissement, sanction, congé, récupération…
o Elabore en collaboration avec le Chef de mission une politique de formation et effectue la mise à jour du plan de formation personnel national et s’assure de sa mise en œuvre.
o Organise et participe au processus d’évaluation biannuelle de l’ensemble du personnel.
o Assure la veille réglementaire et fiscale sur le droit de travail.
o Assure la mise en place de délégués du personnel. Organise et anime les relations avec les représentants du personnel en faisant des comptes rendus au responsable Antenne.
o Mène les procédures disciplinaires et le suivi des litiges sur la mission selon les instructions du chef de mission.
o Gère administrativement les fins de contrat de travail.
o Participe à l’élaboration et à la mise à jour des politiques des ressources humaines et s’assurer de leur application.
o Veille au suivi et au bon archivage des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs.
o Dépose la fiche d’allocation trimestrielle des employés au CNSS, fait le suivi et le paiement des allocataires.
o Rapporte à son supérieur hiérarchique toutes les difficultés rencontrées et propose des solutions.
o Elabore les rapports mensuels RH à destination du siège.

4- Appui Conseil aux partenaires locaux :
o Traite les rapports financiers et demande de trésorerie des partenaires, et s’assure de leur paiement.
o Valide les rapports financiers émis par les partenaires.
o Forme et assure un appui conseil des partenaires (notamment de la CICR en Côte d’Ivoire et BUDPOS au Bénin) sur les aspects financiers et RH

5- Reporting et dynamique mission :
o Rédige chaque deux mois un rapport d’activité.
o Elabore un plan d’action pour son département annuel et assure son suivi lors de l’élaboration du rapport d’activité
o Participe activement aux réunions hebdomadaires de coordination.
o Participe à la rédaction du rapport annuel (partie le concernant).

FORMATION / COMPETENCES/ APTITUDES REQUISES

Condition du poste
• Lieu d’affectation : Cotonou.
• Salaire : Salaire brut (non négociable) compris entre 750.000 Fcfa et 850.000 Fcfa, selon expérience.
• Durée du contrat : 1 an renouvelable.

Formation & expérience professionnelle :
• Formations : BAC + 4 Minimum dans les métiers de la gestion, Finance, comptabilité ou diplôme équivalent.
• Minimum expérience : Au moins 4 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
• Bonne capacité rédactionnelle : facilité à s’exprimer à rédiger ;
• Niveau langues : très bon niveau en français à l’écris comme à l’oral, l’anglais est un atout ;
• Niveau logiciel : Windows, pack office, la connaissance d’un logiciel de gestion et de comptabilité de type SAGA est un plus.
• Capacités organisationnelles ;
• Réactivité ;
• Expériences en logistique souhaitée

Compétences :
• Connaissance des procédures comptables
• Maitrise des normes fiscales
• Bonne maitrise des outils informatiques (MS Office et internet)
• Bonne maîtrise du Français
• Expérience pratique de l'utilisation de “SAGA” serait un atout.
• Connaissance des financements des bailleurs institutionnels

Aptitudes :
• Sens de la diplomatie
• Professionnalisme
• Excellente capacité d’organisation
• Sens de la confidentialité
• Bonnes aptitudes interpersonnelles
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir.
• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse
• Disponible pour de déplacements réguliers

La Chaine de l’Espoir se permet de stopper le recrutement si des candidatures pertinentes sont trouvées avant la date échéance.