Poste à pourvoir FINANCES MANAGER
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur CARE NIGER/BURKINA FASO
Structure Bénéficiaire CARE NIGER/BURKINA FASO
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Diplôme d'enseignement supérieur
Option du diplôme Comptabilité, Gestion ou Finance
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi
Position Description
Finances Manager
1 New 0 Revised 0 No change Position Title Grade Finances/Niger
Department/Country
xxxxxxxxxxxx
Incumbent’s Name (if applicable)
Date Submitted to HR
Job Summary
In a brief paragraph, state the position's overall purpose or objective, highlighting the general functions for which the position is responsible. Why does the position exist and what must it accomplish. IMPORTANT: This section, along with the “Qualifications” section and “Working Conditions” section, will appear in the CARE Job Newsletter, so please describe fully.
A RESUME DU POSTE
Le/la titulaire de ce poste est chargé de la supervision de toutes les tâches comptables du bureau de CARE au Burkina. Il/Elle est en particulier responsable de la coordination des travaux et transactions de clôtures comptables, de l’harmonisation des procédures et pratiques comptables de la mission, du suivi et du contrôle des comptes. Il/Elle assure également le traitement des requêtes en provenance du Siège d’Atlanta, du Shared Centre Service (SSC) de Manilles, des autres missions de CARE, et des membres de CARE International. Le/la Finances Manager est responsable des activités de revue, d’approbation et de réconciliation du grand livre (GL) ; des comptes fournisseurs (Accounts Payable) et de dettes (Accounts Receivable) and de la gestion des transferts de fonds (Cash Management) ; Il/Elle assure la ségrégation des taches au sein de l’équipe. Au niveau du module AR, il/elle assure l’enregistrement comptable des dépôts de fonds reçus au niveau d’Ouagadougou et au niveau du CM, elle assure l’effectivité des transferts et de la gestion de la Trésorerie
B ROLES ET RESPONSABILITES
1. Rôle 1 : Supervision des opérations comptables
• Assure la supervision générale des opérations comptables du bureau du Burkina (module GL, AP, AR, et CM)
• Approuve les vouchers de paiement et des liquidations d’avances (écritures comptables)
• Valide les liquidations d’avances des partenaires et fait faire enregistrer dans PS
• Vérifie les PARs électroniques et assure le traitement de l’ajustement du salaire
• Reçoit du Siège les états mensuels des charges à passer (transactions comptables, salaires des Internationaux, etc.), et fait faire les écritures comptables conséquentes.
• S’assurer de l’enregistrement des dépôts de fonds effectués à Ouagadougou dans les délais (dans le mois) et procéder au contrôle des écritures comptables.
• Suis et contrôle le mouvement du cash et les écritures comptables.
• Veille à l’harmonisation des procédures comptables au sein du bureau
• Met en place et actualise un plan comptable standard pour le bureau, et s’assure de l’uniformité de différentes codifications utilisées
• Fait faire les ajustements de régularisation comptable après la revue mensuelle des comptes et la clôture comptable et des audits.
• S’assure de la liquidation des comptes d’attente, en particulier les comptes d’avances, les comptes de liaison, les comptes à Payer et les comptes de transit.
• Assure la gestion des comptes de liaison avec Atlanta et les autres missions de CARE; à ce titre Il/Elle est personnellement chargé de la facturation trimestrielle des compte de liaison (« Intracompany et Inter Account »), et du suivi de la facturation aux autres misions des charges payées par CARE-Niger/Burkina.
• Prépare dans les délais (dans les 8 jours ouvrables) requis le rapport de « Income Information Report » (IIR) et 1099 Data Collection (Income Information for payments to Consultants and Vendors –IIRCV) et IRS 990 à la demande du SCC (Annuel)
2. Rôle 2 : Coordination des opérations de la clôture comptable mensuelle
• Prépare chaque mois pour le bureau un calendrier des opérations de clôture, sur la base du calendrier envoyé par le SSC et s’assurer du respect de ce calendrier.
• Contrôle les rapports de consommation de carburant avant saisie comptable.
• Contrôle les ajustements des provisions à constituer en fin de trimestre (indemnité de licenciement) ou année (indemnité de congés) ou à la clôture d’un contrat bailleur.
• Procède à la vérification des soldes des comptes de contrôle AP et AR et des comptes de transit. Il/Elle avise le Directeur/Contrôleur Financier du moment de clôturer tous les modules après les vérifications appropriées.
• Suivre les Unpost et procéder aux corrections/régularisations en relaçant les approbateurs chaque semaine
• Au niveau d’AP, suivre, contrôler la situation des Prepaid et Unpaid et garder leur solde à un niveau acceptable
• Suivre et procéder à la réconciliation des comptes de transit (108xxx)
• Transmets les copies des relevés bancaires de CARE Niger/Burkina au SSC dans les délais requis (au plus tard le 05 du mois)
• Suivre les éléments de clôtures mensuelles et procéder aux corrections/régularisations le cas échéant. Ci-dessous les éléments (non limitatifs) :
• Prendre en charge les éléments de clôture mensuelle et répondre au SSC (réconciliation bancaires, avances…).
• Veillez mensuellement aux réconciliations bancaires de CARE au Burkina
• Supervise et contrôle les écritures comptables et opérations de clôture mensuelle et annuelle.
• Sur la base des FARs (Financial Analyst Report) de SSC, procéder aux corrections appropriées dans le mois suivant.
3. Rôle 3 : Opération de Contrôle
• Veille au respect de la politique comptable de CARE International et de CARE Niger/Burkina, vis-à-vis de la comptabilité des fonds et des principes comptables généralement admis.
• Met en place toute organisation ou toute procédure permettant un contrôle effectif des différentes opérations comptables.
• Procède à la revue mensuelle des comptes de bilan du bureau, en particulier les comptes d’avances au personnel et d’avances de projets, et les comptes à payer. Il/Elle préparera à cet effet un fichier manuel de suivi des comptes.
• Contrôle les réconciliations bancaires mensuelles avant validation par le Contrôleur Financier.
• Contrôle les réconciliations mensuelles des recettes de caisse préparées par le « Cashier ».
• Procède à la réconciliation périodique des comptes de provisions, en particulier les provisions pour congés payés et les provisions pour indemnités de licenciement.
• Assure chaque trimestre la réconciliation des livres comptables avec le fichier d’inventaire. Il/Elle en fera un rapport au Directeur/Contrôleur Financier et au Coordonnateur des Programmes avec copie à l’Administrateur National et des Ressources Humaines pour tout écart significatif. Il/Elle investiguera ces écarts en collaboration avec l’assistante administrative.
• Assure le contrôle trimestriel des stocks (carburant, consommables) s’il en existe. Il/Elle en fera un rapport au Directeur/Contrôleur Financier avec copie au Coordonnateur des Programmes et à l’Administrateur National et des Ressources Humaines. Il/Elle investiguera tout écart significatif en collaboration avec l’assistante administrative.
• Assure la mise en place et suis des recommandations des audits internes et Externes.
• Contribue au renforcement des capacités des partenaires de CARE et de ses supervisés.
• Assure des opérations de contrôle interne à la demande ou en l’absence de l’Auditeur Interne.
4. Rôle 4 : Gestion de People Soft et autres taches
• Rapporte toute anomalie (au Contrôleur Financier) constatée dans le fonctionnement de People Soft
• Répond aux requêtes de SSC.
• Facilite les audits externes et internes de CARE au Burkina
• Traite systématiquement toute demande d’informations émanant du SSC, d’Atlanta ou des autres missions de CARE
• Coordonne l’élaboration du planning des congés annuels du personnel sous sa supervision.
• Il/Elle procède aux évaluations annuelles du personnel sous sa supervision hiérarchique.
• Il/Elle discute des IOP annuels de ses supervisés et les soumet à l’approbation du Contrôleur Financier.
• Assurer des formations ou recyclage au personnel des projets et de l’administration sur les procédures comptables et financières
• Exécute toute autre tâche en accord avec le Directeur/Contrôleur Financier ou avec le Coordonnateur des Programmes ou à leur demande.
5. Rôle 5 : Gestion des dossiers d’acquisition et biens de services
• Conseiller le procurement officer dans l’organisation des achats et la gestion des dossiers de paiement du bureau
• S’assurer de la conformité des dossiers d’acquisition et biens de services
6. Autres Responsabilités : Mandat Humanitaire et Sécurité
En rappel : Le mandat humanitaire de CARE International traduit l’engagement de l’Organisation à respecter l’impératif humanitaire, conformément à sa vision, sa mission et ses principes programmatiques.
Ainsi, la réponse aux situations d’urgence constitue un aspect essentiel de la lutte que CARE mène contre la pauvreté et l’injustice. CARE reconnaît que ces situations sont à la fois une cause et une conséquence de ces deux fléaux. CARE aide les populations à faire face en réduisant les risques de catastrophes, en aidant à s’y préparer, en apportant une aide d’urgence et en contribuant aux efforts de reconstruction une fois l’urgence passée.
A ce titre, le ou la Finance Manager doit :
• Etre prêt à être mobilisé pour répondre à cet impératif humanitaire en dehors de leurs responsabilités habituelles si besoin. »
• Respecter les consignes de sureté et sécurité de CARE Niger/Burkina.
• Respecter et appliquer les procédures et standards de CARE International en matière de sureté et sécurité ;
• Donner toute information en sa possession en matière de sécurité et sureté ;
• Déclarer tout incident de sécurité et sureté
NB : Exécute toutes autres tâches relatives à ce poste non spécifiquement consignée dans ce document.
C CARACTERISTIQUES DU POSTE
C’est un poste à plein temps avec des responsabilités capitales pour la vie du bureau de CARE au Burkina. Peut accéder à des informations à caractère confidentielle et extrêmement importante.
D COLLABORATION ET CONTACTS
Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les autres comptables de l’unité des finances de CARE, ceux des autres bureaux et des partenaires, ses collaborateurs sont aussi le service des approvisionnements, l’unité des ressources humaines, l’administration et la programmation.
E AUTONOMIE ET AUTORITE
Le titulaire du poste est placé sous la supervision directe du Directeur Administratif et financier. IL/Elle est autorisé(e) à fournir tout renseignement comptable utile aux chefs de projets et tous les autres responsables d’unités. Si le renseignement est destiné à l’extérieur, il est tenu d’en informer son superviseur.
Dans l’exécution de ses fonctions, la Responsable des Finances rapporte toutes anomalies constatées dans son unité à la direction via le Directeur administratif et Financier. Le titulaire peut approuver tous les documents administratifs et financiers, dans la limite de son niveau d’autorité.
F CONDITIONS DE TRAVAIL
Ce poste sera basé à Ouagadougou et le/la titulaire aura à sa disposition une table bureau et les équipements nécessaires pour faire son travail.
G QUALIFICATION ET EXPERIENCE
Le titulaire de ce poste doit posséder les qualifications et expériences professionnelles suivantes :
• Un diplôme d’enseignement supérieur (au moins Bac+4) en Comptabilité, Gestion ou Finance
• Une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans la comptabilité générale ou budgétaire.
• Une bonne expression orale et écrite en Français et en Anglais.
• Une bonne connaissance des logiciels comptables et / ou de gestion.
• Avoir la maîtrise des procédures et techniques comptables
• Avoir la capacité de détecter les erreurs en gestion financière et de proposer des solutions
• Savoir organiser un programme de travail intégré sur le budget impliquant un grand nombre
• Être d’une grande intégrité morale et être impartial dans ses prises de positions.
Compétence de base
• Planifier et organiser le travail
• Gérer le changement
• Travailler avec les autres pour obtenir des résultats
• Créer et entretenir des relations
• Développer et entretenir un environnement de travail basé sur le respect de la diversité
• Travailler en équipe
• Avoir la capacité de développer et communiquer une vision collective et d’inspirer les autres à réaliser cette vision. Encourage le personnel à fournir le maximum de sa capacité.
• Le respect de la dignité et de la valeur de chaque individu
• Agir en cohérence avec la mission de CARE, avec honnêteté et transparence. Assumer la responsabilité de nos actions individuelles et collectives.
• Travailler ensemble avec efficacité, au service du plus grand nombre.
• Se remettre constamment en cause afin d’atteindre le plus haut niveau de performance et de valeur ajoutée.
Connaissance en informatique
Condition d'âge NP
Composition du dossier
LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES
Date limite de depôt des dossiers 26/03/2024
Procedure de recrutement NP
Durée du contrat CDD
Autres conditions
Burkina Faso