Recrutement de 01 CHARGE(E) LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION

Description de l'offre d'emploi

Poste à pourvoir CHARGE(E) LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Dédougou, Région de la Boucle du Mouhoun
Structure recruteur CONCERN WORLDWIDE
Structure Bénéficiaire CONCERN WORLDWIDE
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Master
Option du diplôme
Expériences 04 ans
Capacités liées à l'emploi
Avis de recrutement interne

TITRE DU POSTE :

Chargé(e) Logistique et Administration

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde; Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern;
Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées;
Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes; Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux; Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern; Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail; En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques; En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail; Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles ; Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires;

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern au Burkina Faso,
Nous cherchons : CHARGE(E) LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION
Lieu : Dédougou, Région de la Boucle du Mouhoun
Personnel à superviser : N/A
Superviseur : Responsable de projet relance économique
Lien Fonctionnel : Directeur des opérations
Type de Contrat : CDD
Grade : 6.1
Durée du contrat : : 12 mois avec une période d’essai de trois (3) mois
Autres Avantages : : Assurance santé maladie à hauteur de 85%

Mission principale :
Sous la supervision du responsable de projet relance économique, le/la Chargé (e) logistique & administration est chargé(e) de la mise en œuvre des activités relatives aux opérations (logistiques, administrations, sécurité, IT), en accord avec les lignes directrices de Concern, du bailleur et des standards humanitaires. Il/Elle travaillera à garantir efficacité des services d’achat afin d’obtenir la meilleure qualité du prix, la gestion de l’administration, grâce à une approche collaborative conformément aux politiques de Concern Worldwide Burkina Faso.

Le but de ce poste est d’appuyer la mise en œuvre des projets, l’appui dans la gestion efficace des fonctions de logistique,administration ainsi que le développement des services supports efficaces de Concern Worldwide dans le bureau de Dédougou. Le cas échéant, le chargé (e) logistique & administration devra également appuyer l’équipe cadre dans la mise en œuvre du projet et exécuter toute activité liée aux besoins des opérations de Concern qui pourront lui être assignées par son superviseur.

Responsabilité 1 : Gestion logistique et administrative de la sous-base
La personne titulaire du poste devra :
1. S’assurer que les processus logistiques au niveau de la sous-base de Dédougou sont transparents et conformes aux politiques, procédures et bonnes pratiques de Concern Worldwide (politiques et procédures logistiques, politique anti-fraude et de dénonciation des abus, Code de Conduite, P4, etc.)
2. Contribuer à faciliter l’organisation des ateliers et des sessions de formations, si nécessaire
3. Assurer que les formulaires usuels finance (demande de paiement, demande de float, demande de per diem, etc.) et Admin (demande de congé, etc.) sont imprimés, disponibles et accessibles par l’ensemble du personnel
4. Collecter les demandes validées des congés du personnel de Koupéla et autres infos salaires, et les transmettre à l’Officier RH Admin/RH manager RH Admin pour prise en compte dans les informations salariales
5. Apporter un appui aux processus locaux de recrutement tel que délégué par l’Officier RH Admin/RH manager RH Admin
6. Suivre les factures d’eau et d’électricité, et assurer qu’elles sont payées à temps
7. Faire le suivi du contrat de bail, collecter et assurer le paiement des factures du loyer, eau, électricité, etc.
8. Organiser l’hébergement des visiteurs
9. Contrôler la bonne exécution des activités assignées par le chef de projet
10. Compiler le rapport mensuel de stock les soumettre au directeur des opérations pour revue en fonction du calendrier logistique préétabli
11. Évaluer les besoins et préparer les demandes d’achats (SR) pour la maintenance et l’entretien du sous-bureau de Dédougou.
12. S’assurer que le sous-bureau de Dédougou fonctionne efficacement, qu’il est entretenu et maintenu en bon état
13. S’assurer que les copies des documents légaux essentiels de Concern Worldwide en BF sont disponibles et bien conservées dans le sous-bureau.
14. Rapporter au responsable de projet relance économique toute information susceptible d’avoir un impact sur les activités de Concern Worldwide dans la zone.
15. Coordination avec les équipes du terrain et/ou celles qui seraient de passage à Dédougou, pour la planification hebdomadaire des activités, mouvements, etc. et besoins relatifs, pour rapporter au chef de projet.
16. Participer activement et contribuer dans l’analyse du contexte et les évaluations des besoins dans la zone.
17. Contribuer dans l’élaboration des rapports narratifs d’activités pour les volets logistiques et administratifs de la sous-base de Dédougou.

Responsabilité 2 : Reporting
La personne titulaire du poste devra :
• Tenir tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
• Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs
• S'assurer de la mise à jour du statut de l'approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « SR Tracking » ;
• Produire le rapport mensuel et le soumettre au directeur des opérations, pour revue et discussion.
• Établir et maintenir une base de données / liste de fournisseurs potentiels.

Responsabilité 3 : Gestion sécuritaire
La personne titulaire du poste devra :
1. Suivre attentivement le contexte sécuritaire dans la zone et communiquer régulièrement toute information au responsable de projet relance économique en copiant le directeur des operations/CD.
2. Contribuer à la mise en place et au respect des consignes et règles de sécurité pour les staffs de la sous-base de Dédougou;
3. Faire le briefing sécu aux visiteurs et assurer que tout le personnel et visiteurs de Concern Worldwide à Dédougou se conforment au protocole et exigences de sécurité de l’organisation. Rapporter toute violation des consignes de sécurité.
4. Contribuer à l’évaluation logistique et sécuritaire dans les zones des projets ainsi que dans l’élaboration des rapports de ces évaluations ;
5. Participer activement dans les réunions du SFG à Dédougou une fois par mois et/ou chaque fois que le contexte l’exige, contribuer dans l’analyse du contexte sécuritaire et dans la rédaction des comptes rendus et des recommandations des réunions du SFG;
6. Rapporter à la hiérarchie toute information et/ou incident de sécurité susceptible d’affecter le personnel et/ou les biens de Concern ;
Responsabilité 4 : Gestion du personnel Femme/homme de Ménage et chauffeur
La personne titulaire du poste devra :
1. Gérer et superviser les chauffeurs et la femme ou l’homme de ménage dans la sous-base de Dédougou dans leurs tâches respectives, suivre et gérer leurs performances à travers le processus de PDR;
2. Assurer que le personnel placé sous sa responsabilité dispose d’objectifs clairs convenus, et gérer leurs performances d’une manière efficace et documentée ; si applicable
3. S’assurer que les chauffeurs,la femme ou l’homme de ménage et autres agents commis à la sécurité du personnel et matériels de Concern sont briefés sur les consignes de sécurité à suivre et qu’ils s’acquittent efficacement de leurs responsabilités ;
4. S’assurer que le personnel placé sous sa responsabilité obtient l’appui nécessaire et efficace dans le cadre de leur emploi, et qu’il dispose des matériels et outils pour la bonne exécution de ses tâches et responsabilités ;
5. Rapporter toute préoccupation de son équipe à la hiérarchie pour des actions appropriées
Responsabilité 5 : Gestion opérationnelle de la flotte, l’entreposage
La personne titulaire du poste devra :
1. Organiser et mettre en œuvre un planning des maintenances des véhicules/motos de la mission en collaboration avec les chargés logistiques des bases.
2. S'assurer qu'un système d'entretien des véhicules robuste soit mis en place et que les travaux d'entretien soient bien documentés. 3. S’assure que les stocks sont gérés conformément aux Procédures en vigueur au sein de Concern BF.
4. Suit et supervise la gestion des stocks (conditions de stockage, qualité des rapports, dates d’expiration de certains produits) ;
5. Contrôle et enregistre soigneusement les entrées et sorties des stocks;
6. Réceptionne toute commande et vérifie sa conformité par rapport au GDN du transporteur et en remplissant les bordereaux de réception à chaque entrée des nouveaux articles dans le stock.
7. Contresigne le bordereau de livraison du fournisseur et ce dernier contresigne le bordereau de réception (GRN).
8. Signe et fait signer le bordereau d’expédition (GDN) par le transporteur à chacune des sorties de stock et de l’entrepôt.
9. S’assure que le bordereau d’expédition est signé par le destinataire et en réclame une copie (seule preuve que la marchandise a été réceptionnée à la destination).
10. Informe le chef de projet des stocks alertes suivant les consommations effectuées;
11. Respecte et fait respecter la politique anti-fraude de Concern dans la gestion des stocks ;
12. Assure que les stock-check hebdomadaires sont effectués dans le stock et documentés. La vérification physique du stock sera effectuée soit par un staff de de passage à Dédougou.
13. Elaborer les rapports de pertes et les soumettre au responsable de projet relance économique pour vérification/validation et transmission au Directeur des opérations ;
14. Vérifier et s’assurer du bon classement des documents d’achats et de gestion de stock
15. Bien classer les produits dans le dépôt de façon à se retrouver facilement;
16. S’assurer que les lieux prévus pour le stockage sont propres, bien organisés et commodes;
17. Contrôler les accès au dépôt et s’assurer que toutes les issues sont bien protégées. Tenir jalousement les clés des entrepôts.
18. S’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux lieux de stockage;
19. Préparer et emballer les articles demandés par d’autres sites.
20. Vérifier les dates d’expiration de tous les produits périssables et en proposer une utilisation rapide pour éviter les pertes inutiles.
21. Supervise les chargements et déchargements des véhicules et des cargos, le travail des manutentionnaires et même des gardiens attachés à l’entrepôt.
22. S’assurer de la sécurité des stocks.

Confidentialité : S’assurer du non diffusion de toute information quelle qu’elle soit acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de Concern à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.

Equité et Egalité : Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre.

Redevabilité :
- Veiller au respect du code de conduite de Concern et des politiques associées;
- Contribuer et s'assurer que le programme du Burkina Faso respecte ses engagements en matière de responsabilité;
- Veiller à ce que le programme soit conforme aux normes humanitaires fondamentales (CHS) en assurant la communication et le partage d'informations au sein du programme et en encourageant la participation du personnel, des bénéficiaires et des autres parties prenantes à toutes les étapes du cycle du programme.
Politique anti-fraude : La fraude sous ses formes est condamnable et inacceptable pour Concern; Car, lorsqu’il y a fraude la perte n’affecte pas seulement Concern, mais également ses bénéficiaires, les personnes qui vivent dans la pauvreté extrême ainsi que les personnes les plus pauvres parmi les citoyens du monde; Elle peut avoir un impact majeur sur notre réputation, sur la confiance que nous portent les bailleurs et, par conséquent, sur nos bénéficiaires; Concern a pour objectif d’éliminer la fraude de ses activités; Toute indication de fraude fera l’objet d’une enquête rigoureuse et sera traitée de manière stricte et contrôlée.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
• Au moins 4 à 6 ans d'expérience de travail en administration, logistique, gestion des RH et/ou de la sécurité.
• Qualifications et/ou spécialisation techniques avancées ; formation professionnelle Universitaire ou expérience professionnelle très élevée équivalente acceptée en logistique, administration (Diplôme de Master)
• Une très bonne connaissance informatique (Word, power point et Excel).
• Capable de conduire une moto et avoir le permis de conduire.
• Expérience minimum de quatre (04) ans en administration, logistique, gestion des RH et/ou de la sécurité dans une ONG internationale ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes volatiles, complexes et instables d’un point de vue sécuritaire
• Avoir une expérience de quatre (04) années minimum en tant que responsable ou Assistant.e Chef logistique
• Excellentes compétences informatiques, notamment Excel, Microsoft Word, PowerPoint
• Capacité en gestion d’équipe
• Expérience de travail dans une ONG
• Capacité de travail auprès des populations vulnérables
• Expérience d’au moins trois ans dans une ONG internationale Humanitaire
• Expérience de travail sur un projet multisectoriel
• Très bonne maîtrise du français parlé et écrit
• Capacité à réaliser des rapports
• Traitement de l’information

Compétences spéciales, aptitudes ou personnalité requises :
Indispensables :
• Allouer et gérer son temps et celui de ses équipes
• Etablir des relations, principalement en interne et externe dans le cadre de leur fonction mais aussi avec les bénéficiaires et autres parties prenantes pertinentes
• Gérer des personnes/équipes, enseigner, apprendre et s'adapter, être responsable de la performance de l'équipe
• Améliorer et concevoir des systèmes, prendre des décisions, interpréter et communiquer des informations
• Faire preuve de bon jugement
• Être autonome
• Capacité de gestion avec une supervision minimale de sa hiérarchie; respecter les délais
• Priorisation des tâches, bonne gestion de temps
• Délégation et suivi
• Promotion des politiques et procédures de Concern
Conformément à l’engagement de Concern sous la norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité (CHS) :
• Promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• Travailler avec les collègues pour s'assurer que notre mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d'information et les plaintes sont bien accueillis et traités ;
• Travailler avec les collègues pour s'assurer que les informations sur le CRM, le safeguarding et le comportement attendu du personnel de Concern sont diffusées auprès des participants aux programmes et des communautés.

NB : L’employé (e) devra faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail et donner l’exemple d’une éthique positive en matière de safeguarding.
L'employé(e) sera basé(e) à Dédougou; Il/Elle pourrait se rendre sur le terrain pour accomplir ses tâches avec des déplacements occasionnels dans les zones d'intervention de la mission. L’employé(e) doit respecter les horaires et les Termes et Conditions d’Engagement de Concern Worldwide pour le personnel national; Il/Est devra être disponible à tout moment pour répondre à une urgence et être flexible et disponible au-delà des heures normales de travail si demandé.
Cette fiche de poste peut être modifiée en fonction des changements d’activités de Concern Worldwide ou du contexte; Elle pourra être amendée à tout moment après consultation mutuelle, afin de répondre aux exigences des programmes.

Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente; La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu'ils répondent aux exigences du poste; Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l'échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d'un traitement préférentiel dans le processus de recrutement; Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l'argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu'un d'autre en qui vous avez confiance;
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
Pour plus de transparence, nous vous informons que la rémunération prévue pour ce poste est de Cinq cent soixante-cinq mille trois cent trente-huit (565338) F CFA comme salaire de base; Pour s’aligner avec sa grille des salaires en vigueur au Burkina Faso;
Les candidats sélectionnés à la dernière étape du processus seront invités à compléter leurs dossiers par tous les documents pouvant soutenir la candidature (casier judiciaire, attestation de travail, etc;).
Les agents de l’Etat, devront joindre obligatoirement un document justifiant leur position (en détachement ou en disponibilité) avant la prise de service.
Date limite de depôt des dossiers 04/07/2024
Procedure de recrutement NP
Durée du contrat CDD avec essai
Autres conditions