Recrutement de 01 Assistant(e) de Directions

Description de l'offre d'emploi

Recrutement de 01 Assistant(e) de Directions
Assistant(e) de Directions (Générale et Opérationnelle) - Chargé(e) des Moyens Généraux en filiale chez ARGEDIS
Pays
France
Ville
RUEIL MALMAISON
Lieu de travail
RUEIL MALMAISON-IMMEUBLE MOZAIK(FRA)
Société employeur
ARGEDIS
Domaine
Assistance / Secrétariat, Moyens Généraux
Type de contrat
CDI
Expérience
Minimum 6 ans
Contexte et environnement
Directement rattaché(e) à la Présidente d’Argedis, vous êtes en liaison fonctionnelle avec la DOP et le DRHC.

Vous les côtoyez au quotidien ainsi que la centaine de salariés du Siège.

En quoi consiste le poste ? Sous la responsabilité et en étroite collaboration avec vos supérieurs hiérarchiques, vous contribuez à l’organisation et au bon déroulement des activités des Directions Générale et Opérationnelle.

En lien avec des prestataires extérieurs, vous organisez notamment une vingtaine de réunions par an (pour 6 à 20 personnes).

Concrètement ? Argedis étant la filiale Réseaux d’exploitation de nos stations-services TotalEnergies en COCO (Company Owned, Company Operated), l’équipe en Structure regroupe donc les fonctions Support de nos quelques 3100 collaborateurs répartis sur tout le territoire national au sein de nos 180 relais.

Votre environnement de travail (Immeuble Mozaik à Rueil-Malmaison) privilégie la transversalité.

Répartie sur un étage de l’immeuble Mozaik à Rueil-Malmaison, la centaine de collaborateurs du Siège travaille en open spaces, tout en respectant votre besoin de travailler au calme et la confidentialité des échanges.

L’assistant(e) bénéficie de son propre bureau individuel.

Télétravail possible 1 jour / semaine après 6 mois d'ancienneté

Activités
Les missions qui caractérisent votre poste seront donc les suivantes :

HSSSEQ-DD :

- Appliquer et contribuer à l’application de la politique HSSSEQ-Développement Durable

Assistant(e) de la Présidente et de la Directrice Opérationnelle :

≠ Le suivi et l’organisation du planning, les prises de RDV internes/externes, l’organisation des comités de direction (convocations, ODJ…)

≠ L’organisation des déplacements - Planification et organisation de tournées terrain (environ 2/mois) en collaboration avec les Directions Régionales

≠ La rédaction de courriers, de documents et notes internes, diffusion des messages de la Direction

≠ La mise en forme de présentations (supports des tournées de la Direction)

≠ La coordination des agendas des membres du CARA pour l’organisation de réunions

≠ Le suivi du registre des dons / cadeaux / invitations (politique Compliance)

≠ La synthèse de divers reportings et recensements

≠ L’organisation de séminaires DOP dans le respect du budget établi

≠ La saisie, le suivi et contrôle des notes de frais

≠ La circulation des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement des directions (factures, contrats…)

≠ La contribution aux différents projets, tâches, en fonction de l’actualité du service

Standard, Accueil, Courrier du siège de Rueil Malmaison :

≠ Gestion de courriers entrants / sortants (réception, tri et distribution)

≠ Accueil des nouveaux arrivants, suivi de leur installation dans les services concernés et gestion des plannings d’intégration

Gestion des moyens généraux du siège de Rueil Malmaison :

≠ Responsable des commandes et suivi du budget

≠ Gestion badges d’accès Mozaïk - TotalEnergies

≠ Gestionnaire de la flotte automobile (environ 70 véhicules) et véhicules de service

≠ Relations avec le gestionnaire technique de l’immeuble

≠ Relations avec l’exploitant du RIE / Conseil de gestion du RIE

≠ Coordination avec les prestataires externes

≠ Demande et suivi des interventions

Profil du candidat
Notre candidat idéal (H/F) aura les compétences suivantes :

Organisation, anticipation, autonomie, polyvalence, excellent relationnel
Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
Aptitudes à prendre en charge des dossiers très divers et à trouver les bons moyens et appuis pour les mener à bien rapidement et en autonomie
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)
Qualités rédactionnelles

Si vous savez travailler dans la précision et le respect des délais, du fait du nombre important et varié d'éléments à traiter ; si vous vous adaptez naturellement à nos différents interlocuteurs tout en sachant qu'Argedis a la caractéristique d’avoir un effectif important disséminé sur un grand nombre d’établissements sur tout le territoire français, en bref, si vous vous reconnaissez dans ce profil, il ne faut plus attendre : rejoignez nous !

En nous rejoignant, votre N+1 sera la Présidente d’Argedis.

Nous rappelons que ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Informations supplémentaires
TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.